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高校教学档案是评价学校、院系教学管理水平和教学质量的重要依据,院系教学档案工作是高校教学档案工作的基础。目前一些院系教学档案管理尚不规范,档案管理人员业务素质不高,因此有必要开发应用院系级的计算机档案管理系统,明确院系级教学档案的归档范围,制定电子文档的管理规范,加强对兼职档案人员的管理和业务培训。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于加强高校院系教学档案管理工作的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]大部分高校二级教学单位教学档案收集与管理工作都是由教学秘书负责,由于领导对教学档案的建设工作重视程度不够,人员流动性强,缺乏相关培训,综合素质偏低,教师提交教学档案的不配合,都会导致教学档案的缺失。对于此类情况,可以考虑从加强领导重视,提供相关培训、进修,强化各项工作技能,建立物质激励机制,合理更新队伍等方面建设,确实将教学档案作为高等教育的一个重要组成部分开展教育教学工作。
高校院系教学档案管理过程存在于教学工作之中,是教学工作的真实记录。但是在教学档案管理过程或多或少都会受到各方面的影响,如何解决这些问题,是当前教学档案管理与建设的重要工作。
(一)领导重视程度不高,人员变动过于频繁
由于部分高校对教学档案的作用和意义认识不足,重视程度不够,资金投入和物质保障跟不上,大多数高校的教学档案还停留在纸质档案和档案柜保存的状态[1],更谈不上如何去建设该项工作。大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足,甚至对教学档案的归档持抵触态度[2]。只有学校在迎接各项评估,领导们才会想起需要各类教学档案作为支撑材料。一方面教学档案的收集、整理、管理是一个繁琐、复杂的过程,并不是每个人都能坚持下来。另一方面独立学院高等教育的发展,专业方向不断地增加,招生人数也在不断攀升,随之而来教师数量也在不断增加,这意味着教学档案管理的工作量不断增大。由于上述两种原因,就会导致管理者流动性比较强。
(二)缺乏教学档案管理的相关培训
根据《普通高等学校档案管理办法》规定,高校的档案机构一般是综合档案室或档案馆,由专职档案人员负责这项档案工作,各部、处、院、系、所等部门,必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作,并视情况配备一至二名专(兼)职人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼职档案员的角色通常由教学秘书来担任,或者专任教师辅助。而大多数这些兼职档案员并不是档案学毕业的,或者说没有接受过教学档案收集与管理方面的培训。他们很少,甚至没有深入教学一线,导致各方面的教学档案归档不合理,资料不齐全。
(三)教学档案管理者综合素质偏低
在高校普遍存在这样的现象,领导们认为教学档案管理者只是简单地收集教学档案材料,没有什么理论可言,谁都能胜任。在招聘人员时并没有按照岗位特点提出很合理的应聘条件,导致部分教学档案管理者学历偏低,动手能力偏差,综合素质偏低,主要体现为:
1.沟通能力不强。教学档案主要来源于教学一线的教师与学生。这就需要管理者向教师索要相关教学资料,例如教学大纲、考核大纲、发表论文、获奖证书等。有些教学管理者自我,认为高人一等,在与教师沟通关于上交教学档案时就会有语气过重,用词偏激等行为,导致有些不是教师岗位职责要求上交的资料,像发表的论文、获奖证书、课题证明等文件则可能没有能够收集得到,以致档案的不完整。但是,也有教师因个人原因而不配合提交教学档案的情况。
2.写作能力不高。在院系编写的教学质量报告、教学状态报告等与教学档案相关的报告写作中,存在着由教学档案管理者完成的报告质量偏低的问题。
3.计算机应用的相关技能不强。大部分教学档案管理者对计算机的各方面应用水平不高,有的则不会使用打印机、扫描仪等办公设备,有的则不会安装打印机、扫描仪的驱动程序,有的甚至不会使用常用的办公软件。这样会严重导致办公效率的低下,使教学档案管理者无法适应现代高等教育飞快发展的节奏。
4.缺少教育学、心理学及教育管理方面的基础理论知识。有的教学档案管理者没有参加省教育厅统一组织的高校教育学、心理学培训,也没有重视学校安排的新入职员工培训,导致没有摸清教学规律,不熟悉教学改革、教学建设、教学管理,在收集、整理教学档案时出现粗枝大叶,囫囵吞枣的现象。
5.身心健康程度不够好。大多数教学档案管理者都是学校与家庭两点一线,早上上班到学校,下午下班回家,很少人有参加健身锻炼的良好习惯。有些人则心理承受能力差。在各项教学评估期间,或者工作量稍微增大时,他们比较容易得病,甚至出现脾气浮躁、心理压力过大等不良心理行为。
(一)学校及院系领导重视,规范管理
学校各级领导应该重视教学档案人员以管理者身份的存在于教学管理之中,不再有谁都能干好的思想,充分认识他们在教学管理与档案建设中的重要性,肯定他们在教学管理中不可或缺的地位和作用,认可他们在整个教学管理中所作的贡献。学校应该联合所有教学档案管理者研讨制订一系列关于教学档案的指导性文件。对各类教学档案规定保存内容与保存期限、整理与管理工作流程、使用管理制度,以学校正式发文的程序通告全校教职工。
(二)提供相关培训、进修机会
等相关知识,参加学校组织的教职工培训,学习学校教学管理规章制度,熟悉学校教学工作开展流程,熟练使用学校教学管理系统、办公系统。只有通过高校教师岗前培训与校内教职工培训的,才可以胜任岗位工作,否则不以录用。以上“两训”可以增强他们的进取意识和思维能力,使他们关注人才培养的改革方向,提高工作效率和档案管理水平,勇于改革创新。另外,学校组织队伍外出参观考察,参加教学管理与档案管理相关的专业培训、进修、研讨会,到兄弟院校参观、学习宝贵经验。最后,学校给予
(三)加强职业道德素养,强化各项工作技能
由于教学档案收集涉及范围广的特点,工作中必然遇到问题和矛盾。不断学习相关理论,更新教育思想观念,提高职业道德素养和自身心理修养,及时调整心态,才能以轻松愉快的心境面对复杂繁琐的工作。教学档案管理者要有强烈的事业心、高度的责任感,做到务实崇真,乐于奉献。随着高等教育的改革与发展,教学档案管理者也要求自己不断提高各项工作技能。由于涉及的工作技能较多,邀请心理专家学者开设讲座,培养及强化沟通能力;邀请教育学者开设专题,加强写作能力;邀请计算机应用技师培训各项计算机软硬件应用,提高计算机信息处理的能力。各项工作技能培训成绩纳入年度考核。
(四)规范考核制度,建立物质激励机制
教学档案管理者的考核,主要由领导的主观臆断评分,根本谈不上科学、合理。教学档案管理者作为高校教职工的一部分,学校应制定出相应的考核办法及工作量计算方法,进行年度考核评定。对责任心强、精通业务、管理工作出类拔萃的人员,按照合理比例分配,给予与优秀教师同等的物质奖励,以及授予荣誉称号的精神奖励,借此充分调动他们的工作积极性和主动性。对于教师提交教学档案也应该纳入个人年度考核,如没按时按质量提交教学档案者,不能参与优秀教师评选,不能是考核优秀,并通报批评。
不管在哪一行业哪一岗位,当事人都会忧虑个人职业发展前景的问题。高校应该深刻体会到他们职业发展问题,从人材利用方面考虑,制订出一系列关于职称评聘、晋升、转岗等政策。首先,让他们参与职称评审,能够拥有管理人员的一套评聘制度。其次,提供岗位晋升机会。例如优秀的教学档案管理者可以晋升为主任助理或办公室主任。因为教学档案管理者肯定非常熟悉教学管理各项事宜,使教学工作与教学管理工作更上一层楼。最后,对获得硕士学位及中级职称的,并有一定资质的,可以考虑安排他们讲授一些课程,逐步转向教师岗位。
(五)合理更新教学档案管理队伍
为确保学校教学管理与档案建设工作有序开展,保持教学档案管理队伍的合理发展,高校适时合理更新队伍。一方面引进教育学、档案学等相关专业的硕士研究生高层次人才,带领原有队伍进行工作创新和管理改革的工作,另一方面做好“以老带新”的培养工作,缩短新成员进入角色的时间。这样对学校的教学管理起到承上启下,稳定发展的作用。
综上所述,一方面院系档案管理者应该首先从大局出发,充分利用校园资源,积极做好档案管理工作,加强业务能力,提升自身综合素质,促进教学档案管理事业的健康发展。另一方面,学校及各级领导应该加大教学档案的建设工作重视程度,重视教学档案管理者的培训,建立物质激励机制,例如加工资、晋升、转岗等。双管齐下,才能使高等学校教学档案工作高效的开展,才能促进现代高等教育事业的蓬勃发展。
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随着社会档案意识的提高,作为高校也必须打破以往对档案工作的错误认识,重视档案工作,要运用现代化的技术和手段促进新时期高校档案工作的发展。 以下是读文网小编为大家精心准备的:高校档案工作实践与思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:本文以四川文理学院档案馆为例,对档案信息化与档案文化建设的实践过程进行分析、总结;并针对实践过程中遇到的具体问题提出了相应的措施。
关键词:高校档案;信息化;文化建设;实践
伴随着经济社会和高等教育事业的快速发展,高校在发展和建设中形成了大量的档案资源,特别是随着现代信息技术的迅猛发展,不仅纸质的档案越来越多,电子档案也是成倍增长,这给档案工作带来了极大的挑战,任务艰巨的同时也带来了新的发展机遇。高校档案工作的内涵和外延发生了深刻变化。高校档案工作必须适应时代和社会发展的客观要求,与时俱进,加强档案信息化建设、档案文化建设等,才能促进高校档案事业科学发展,才能更好地服务学校与社会。本人从事高校档案工作也有四个春秋了,下面就本人在四川文理学院档案工作的实践做一个小结,如有不当之处恳请各位专家批评指正。
一、档案信息化建设客观需要的配套软、硬件基础设施
首先,要有必需的物质基础作保障。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。万丈高楼平地起,四川文理学院档案馆为了早日实现档案信息化,加强相关硬件建设,根据本院实际情况,在充分利用现有设备的基础上,适当购置了相关的先进设备。这其中包括信息化建设所需要的计算机、扫描仪、扫描笔、数码相机、移动硬盘等硬件设备。在购置时我们充分听取了专家的意见。既保证设备的先进性,又避免了不必要的浪费。
其次,要加快现代化管理软件的应用。四川文理学院档案馆购买了“南大之星”作为档案管理软件。目前,很多高校档案馆都是使用的这款已趋开发成熟的软件。如果将来条件允许,有足够的人力物力财力,也可以自行开发研制符合本校实际的档案管理软件,逐步使档案管理和开发利用紧随高校和时代发展的步伐。总之,使用档案管理软件是实现档案信息化建设的必要手段。
另外,今后最好每个部门配有一台扫描仪,在录入文件的同时,将其扫描成电子文件,这将大大提高档案信息化建设的进程。
二、档案信息化建设对档案管理工作人员的要求及应对措施
(一)对档案专职管理人员的要求及措施
四川文理学院档案馆现有档案专职管理人员三人,这远远满足不了档案信息化建设的需求。档案信息化建设是一项很耗费人力、物力的巨大工程。毫无疑问,人才又是关键。档案专职管理人员则是关键中的核心,决定着档案管理信息化的水平。
档案专职管理人员还应当给兼职工作人员做好归档安排(归档期限),业务培训(归档范围和归档规范化)等工作。越俎代庖,授“鱼”固然可行,但只解决燃眉之急,授“渔”费时耗力,却能解决问题本质。为此,档案部门专职管理人员应立足面广量大的业务指导实际,转变思维方式,创新工作思路,重点在授“渔”上探新路、出新招。
高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。为此,学院要树立以人为本,人才是第一资源的思想,要针对档案专职管理人员成长和工作特点,提升现有专职档案人员的文化和专业程度并完善终身教育体系,切实增强档案专职管理人员运用专业理论解决实际问题的能力,尤其要加大对优秀青年档案工作者的培养力度,注重理论知识学习培训的同时,注重在实践工作中培养锻炼,努力打造一支多层次复合型专业人才队伍。
(二)对档案兼职人员的要求及措施
四川文理学院档案馆为各系、各部门培训了至少一名档案兼职人员。因为兼职工作人员占档案工作人员比例较大,培训也花了较大的人力、财力,如果经常变动,必定会影响到档案工作的效率和质量,这就要求各系部兼职人员相对固定。各系部档案兼职工作人员确定后,如何提高这些档案兼职人员的综合素质, 是目前学院档案管理工作及档案信息化建设亟待解决的问题。
一、做好各项档案工作,丰富馆藏资源
近年,随着学校的发展,学院档案馆档案资源逐年丰富。这主要归功于学院档案馆的规范化建设,学院各部门各类档案归档比以往更加完整更加规范。众人拾柴火焰高,通过全院各部门档案工作者的努力,认真做好档案归档工作,极大地丰硕了馆藏资源。万丈高楼平地起,有了馆藏资源做基础,才能给力上层建筑――档案文化建设。
编制馆藏档案专题目录是为档案文化建设打好基础的另外一项重要工作。从服务的角度出发,围绕学院中心工作和全院师生关心的热点问题,结合馆藏,学院档案馆编制了《学院发文汇编》、《干部任免文件汇编》、《学生奖惩文件汇编》、《组织史》、《征地》等几个专题目录,提高了档案服务。
二、完善档案文化建设的工作机制
一方面,学院领导重视是档案文化建设的保障。学院领导者特别是档案工作分管领导,必须转变思想观念,要充分认识到学校档案是校园文化建设不可多得的、独一无二的重要资源,必须通过各种途径保证档案管理工作的有序进行,例如学院曾发文规定档案归档工作和部门评优及绩效考核直接挂钩,这就大大保障并促进了档案工作的顺利进行。另一方面,档案文化建设客观上要求档案馆全体工作者要转变传统观念,深刻认识档案的文化属性,配合协助学院领导建立适合档案文化运行规律的管理机制,在公众中树立档案工作的文化形象,在文化建设事业中奠定档案工作的基础地位。
三、挖掘档案文化宣传的亮点
档案文化宣传是档案文化建设的重要一环,信息时代,我们要充分利用各种现代化媒体传播手段,加强档案文化的宣传力度,让档案文化走入全院师生的视野和心里,融入他们的行为,从而体现档案文化的价值。受益于学院领导对档案信息化建设的重视和大力支持,学院档案馆有了自己的网站,可通过网络进行档案文化的宣传。另外还可以与学院宣传部、校报合作,开展宣传活动,开设档案专栏。举办档案精品展览,精心打造具有鲜明本院特色的档案精品展览。配合各种纪念日、校庆等,积极主动地承办和参与学院的大型纪念活动,举办专题展览。此外还应该依法鉴定开放部分档案,对一些档案进行适当的解码。
四、提升档案文化功能的发挥
这就要求我们把握机遇,主动作为,采取措施,积极应对,有效地推进档案文化建设。学院当前正在建设新的校史展览馆、同时还在进行校史的撰写。以此为契机,充分发挥档案的文化功能,将校史展览馆建成档案文化宣传的一个重要基地,作为将来学生爱国爱校教育的重要一课。校史的编写是一项艰巨而富有影响力的工程。学院力求打造精品,已将编写好的校史陈列展《百年黉门 弦歌不断》一书出版发行。这些都是档案文化功能的有力体现。
以上所提到的很多档案工作成果都是寥寥数语一笔带过,但是在档案信息化和档案文化建设实践过程中,我们实际是花费了很大的财力、物力、人力,做了很多幕后的工作,才厚积薄发的。因此我们还要做好档案的宣传工作,争取更多的上级、本单位领导的支持,完善各项规章制度,更好地提升档案馆的硬实力和软实力,最终提高档案的服务能力。档案服务,是制定档案工作发展规划,提升档案规范化管理水平的目的所在,是发挥档案“存凭、留史、资政、育人”作用的关键环节。档案服务意识,贯穿于档案服务工作的始终,对提升档案服务水平,促进档案的提位升级,有着十分重要的影响。档案管理的核心价值都是为了查询利用,所以我们要做的就是,调整好心态,找准自己的位置,为服务好学校和社会尽职尽责。
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随着社会档案意识的提高,作为高校也必须打破以往对档案工作的错误认识,重视档案工作,要运用现代化的技术和手段促进新时期高校档案工作的发展。以下是读文网小编为大家精心准备的:基于高校档案鉴定工作的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]高校档案鉴定工作直接影响馆藏档案质量和品质,必须加强,必须建立档案鉴定销毁领导小组,通过专(兼)职档案员对档案材料开展鉴定工作,可以有效避免没有保存价值的档案材料向档案机构移交,档案管理机构对接收的档案材料还必须进行第二鉴定工作,确保馆藏档案材料的科学性、真实性和有效性,提高馆藏档案的质量和品质,为将来开展档案利用服务工作奠定坚实的物质基础。
根据中华人民共和国教育部第27号令(以下简称27号令)的要求,高等学校档案归档范围涵盖党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版类、外事类和财会类等十一大类。因此,高校校属各单位特别是十一大类档案形成的单位负责档案工作人员必须按照归档要求,积极组织相关人员及时收集、整理和鉴定本单位在工作中形成的各种载体档案材料并做好预立卷工作,为向学校档案机构办理移交作好准备。在27号令的指导下,高校可以根据本校实际情况确定档案归档范围,校属各单位则根据学校制定的档案归档范围,开展归档文件材料的收集、整理和鉴定工作,只有这样,才能将归档档案材料收集齐全的同时剔除毫无保存价值的档案材料。
近几年来,在27号令的指导下,全国高等学校普遍加强了对档案工作的领导。各省大多制定了本省档案规范化达标标准,为高校档案工作提供了方向,明确了工作目标,大大促进了高校档案事业的发展。要做好档案工作必须从归档材料形成部门做起,具体负责归档材料的收集、鉴定和整理工作。为了保证向档案机构移交档案材料的质量和品质,档案形成部门必须严格按照本单位制定的归档范围进行材料的收集工作,对收集的归档材料要进行初步鉴定并及时剔除明显没有保存价值的文件材料,这样不仅能有效地减轻档案材料形成部门的工作量,又能减少储存资源空间的浪费。因此,高校档案工作必须从档案文件形成部门抓起,切实抓好归档材料的预立卷工作,其中必须注意收集、整理和鉴定几个环节,特别是要注意对这些归档材料进行价值的鉴定工作,只有这样才能有效地把好归档材料的入口关。
但是,高校的实际工作状况并不能如人所愿,据调查了解到一些高校有不少归档文件材料形成部门,由于从事档案材料工作的人员不稳定,变换频繁,缺乏对归档材料管理能力,主要是相关知识缺乏,不仅不能很好地做好档案材料的鉴定工作,连基本的处理能力都不具备,导致本单位归档档案材料管理混乱,表现出以下四个方面的情况:一是档案材料堆积杂乱无章,寻找时特别困难,影响到档案材料的管理效能;二是根据主观感觉收集档案材料,不仅收集不完全,很有可能将必须保存的部门需要长期查询的档案材料的丢弃,严重影响档案材料的收集完整;三是归档材料收集存放随意性现象普遍,没有按照归档范围有规律地存放,有的甚至和其他材料混存,不仅增加整理的难度,而且也影响其他工作有效地开展;四是学校档案机构缺乏对档案形成单位业务方面的指导、培训工作,有的高校还存在长期不向归档材料形成部门征集的现象,导致学校档案工作被动局面,也直接影响到归档材料的鉴定工作的开展。
根据27号令规定要求,高校涵盖十一大门类的档案材料需要收集归档,具体涉及到学生管理部门,党群部门、行政部门、教学部门、科研部门、产品管理部门、设备部门、基建部门、外事部门、出版部门和财会等十一个部门档案材料的纸质载体、电子载体和音(像)载体的材料。27号令对归档材料的预立卷任务完成单位也有明确的规定,具体由材料的形成部门来完成,这个规定符合高校归档材料由单位形成的实际情况。
长期以来,由于对档案工作的重要性宣传不够,对档案不少人对档案工作的重要性认识不足,甚至存有一定的神秘感,尤其是高校领导层对档案工作重要性的认识如果不到位,直接导致档案管理工作的弱化,在实际工作中档案工作则表现为边缘化,不受重视,处于可有可无的境地,严重影响了高校档案工作的正常开展,最终必然导致档案材料管理工作的无序和混乱。这种情况在一些非重点大学特别是高职院校表现得更为严重,有些高校档案工作更是停留在较低的层面。
27号令明确了档案在高校工作中的地位,档案工作是高校重要的基础性工作之一,对高校的发展和变化影响较大,没有档案的高校是没有历史的高校,也就是没有文化积淀的高校。
高校档案工作能否做好,学校领导层重视档案工作是关键,因为只有投入足够的人力、物力和财力,才具备做好档案工作的客观条件和基础。为了保证高校档案工作质量和水平,重在进行收集、整理的同时要特别重视做好档案鉴定工作,因为档案材料鉴定工作做好与否是确保做好高校档案工作的前提。根据目前高校档案工作的现状,要做好档案工作必须考虑以下几个因素:
(一)领导重视
高校档案工作的顺利开展必须得到学校领导层的重视,27号令明确规定学校校长负责领导档案工作,这就是要引起高校对档案工作的高度重视,将高校档案工作真正纳入学校日常管理工作中,只有这样档案工作才能逐步走上正常化工作轨道。众所周知,高校工作重心是教学和科研工作两大块,其他工作都是紧紧围绕这两个中心工作服务的。而档案工作从实质上看应该是高校教学和科研工作的继续完善和延续,如果档案工作没有做好,相当于整个教学和科研工作没有真正完结,还将留下令人遗憾的缺失,必须采取一切可行的措施引起高校领导对档案工作的重视。
(二)人才配置
27号令规定的十一大类档案的归档范围可知,十一大类档案材料分散在校属各个相对独立的部门或单位。因此,高校在考虑档案工作时,人才配置是关键,不仅要考虑配备学校档案机构人员职数,还要充分考虑各单位或部门兼职档案员的设置,分管档案工作的领导专门抓档案工作,否则将无法完成本单位的档案管理工作。
(三)业务培训
档案工作是一项技术性强的工作,必须拥有相关的档案管理知识和技能才能有效地开展档案管理工作。各高校档案机构或具体档案形成单位必须组织本单位兼职档案管理人员通过派出去和请进来的方式进行档案业务知识和技能的培训工作,让兼职档案员学会基本的档案工作基础知识和基本技能,以保证有效地开展本单位或本部门的档案工作。
(四)学习经验
高校档案工作必须有一个奋斗目标,向档案工作做得好的高校学习观摩取谛。因此,各单位兼职档案人员要学好档案管理业务知识最好选择档案工作做得好的高校作为榜样,主动要求实地学习观摩高校档案工作经验和工作方法,只有这样能够使兼职档案员更快更有效地掌握档案工作的基本知识和基本技能,借助榜样的力量,快速地做好本单位档案工作。
(五)建立鉴定工作机制
归档材料形成部门档案管理具体任务包括档案收集、整理和鉴定等工作过程,其中鉴定过程对档案的质量和品质好坏起着十分重要的作用。因此,在培养专(兼)职档案人员业务水平时,特别要注意专(兼)职档案人员的鉴定能力的培养。为了保证档案原始材料的质量和品质必须开展鉴定工作,从源头保证档案材料的真实性、可靠性和完整性,高校档案机构必须组织力量认真研究和思考如何建立符合高校档案工作实际档案鉴定科学的运行机制。只有科学地档案鉴定工作机制出台,才能使档案的鉴定工作常态化,才能保证各种形式、各种材质的档案归档质量。
(六)实施方案
以高校档案机构为核心建立以校属各单位兼职档案员为基础的高校档案工作网络。以27号令为依据结合高校自身的实际制定本校的档案工作实施方案,成立学校档案鉴定与销毁领导小组来领导归档材料的鉴定工作,建立本校档案工作机构和配套专职档案员,与此同时明确校属各单位归档范围和兼职档案员。学校档案机构在业务上指导经常化,对新手对兼职档案员的培训工作制度化,档案机构专职档案人员到档案形成部门指导档案管理工作常态化。
随着现代办公手段的现代化,高校普遍实现了办公现代化,十一大类档案材料的形成基本上都是在计算机上完成的,主要以电子文件材料为主。按照27号令的要求归档文件材料必须做到纸质档案材料和电子档案材料同时归档。因此档案的鉴定工作也必须开展纸质档案文件材料和归档电子档案文件材料的鉴定工作。从纸质归档文件材料的鉴定工作,要从以下几个方面入手。
首先,要对照单位制定的档案归档范围,凡是属于归档范围内的纸质档案材料必须纳入归档范围。其次,要检查纸质载体材质是否符合归档材料的基本要求。第三要注意归档纸质材料是否符合文件形成规律。归档电子文件材料的鉴定工作也必须严格按照相关要求进行。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构办理移交;立卷人又要根据归档电子文件材料的鉴定要求从原始性、真实性和可靠性进行鉴定工作,以确保归档电子文件材料的准确与完整。
有效地开展档案鉴定工作是做好高校档案工作的重要环节,通过鉴定不仅能够清除大量的没有保存价值的纸质文件材料,而且能够清除大量重复或没有保存价值的电子文件材料。通过科学地鉴定工作,能够提高馆藏档案质量和品质,减少无用馆藏,为今后开展馆藏档案利用工作,创造良好的资源利用环境,因此必须做好各种载体归档材料的鉴定工作,要做好高校档案鉴定工作,必须建设一支基本知识雄厚,档案鉴定能力强的专兼职档案员队伍网络,必须制定高校档案鉴定工作激励机制,高校档案鉴定工作才能有序开展。
基于高校档案鉴定工作的思考相关
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办公室档案作为重要的档案资料,充分运用网络信息技术对其进行管理,逐渐被人们所重视,将网络信息化应用于办公室的档案管理工作中,不仅更有利于为资料的保存管理,而且对业务部门的工作也有重要的推动作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:提高办公室档案管理工作效率的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]一直以来,办公室档案工作一直维持着传统的模式,而这种模式也必然会随着社会的发展而改变。信息网络化就是一种改变,它会使办公室档案工作更加有秩序,更加准确,同时也可以提高企业相关员工的工作效率。但任何事物都是把双刃剑,信息网络化也同样如此,它在为我们带来方便的同时,也会存在一些弊端,下面我们将会就这些问题展开讨论。
时代的发展要求原有的办公室档案管理工作一定要进行一下改变,传统的东西要适应时代的发展才可以长久的生存,这个时代是信息的时代,是网络的时代,网络信息化已经逐渐的出现在各个领域,针对原有的办公室档案管理模式的一些弊端,信息网络化的应用已经迫不及待,这样才能使办公室档案工作更加完善。
进行办公室档案管理的目的是使档案更加完整,更加有秩序,这样才能使利用者更加方便的工作,而档案管理也才能达到本身的目的。但现在的档案管理却并不那么完善,以下几个问题在办公室档案管理中就很常见:
(一)淡薄的管理意识和落后的管理方式
淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的,这些工作人员中的很大一部分都是来自兼职人员,专业素质低,导致工作效率以及工作水平也很低,对档案管理工作的完善造成影响的同时,也就造成了管理方式越来越落后。时代在发展,为了办公室档案管理工作更好的进行,有必要在这一领域进行改革,既把现代网络信息技术应用到其中。
(二)专业水平有待提高的管理人员
首先,管理人员专业水平的低下以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展,提高管理人员的素质成为了当务之急。其次,传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求,信息化时代要求办公室的档案管理这个领域也要实现信息化,这就在无形中对工作人员的素质的要求也上升了一个台阶,而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来,才能是档案管理的效率进一步提高,使我国的档案管理工作更上一层楼。
(三)亟需强化网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展
首先,作为办公室档案管理人员,在基本要求的基础之上还要能够把各个时段以及各个种类的档案进行整理,管理人员如果继续应用传统的档案管理模式,根本无法适应办公室档案管理的发展。其次,目前在档案管理工作中应用网络信息技术只是一个开始,有很多地方还不够完善,导致目前还存在信息化档案与纸质的档案并存的现象,这一点同样有待于改善。再次,现阶段的档案管理模式不够系统化,不够专业化,许多应用网络信息化的管理模式只是在初步的阶段,并未形成规模,因此会对档案管理工作造成诸如保存不善之类的不便。
办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容,它与办公室的各项业务息息相关,一旦办公室档案管理工作做不好,其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂,因为需要管理的档案通常属于不同的种类,因此,如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要,以下是几点在这项工作中需要改进的地方:
(一)办公室档案管理制度需要完善
档案管理工作的落后有一点原因是其在过去并未受到重视,因此档案管理制度的完善程度就有所欠缺,加之与其想联系的文件管理的工作也有所欠缺,因此要想使档案管理工作能够协调有序的进行,就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视,并且积极使其得到完善。这就要做到以下几点:首先,为解决档案的安全性问题,要对重要的文件进行保密处理,并且针对不同等级的保密文件采取不同的措施,这样才能是档案的__更加彻底,更加有效。其次,为解决档案管理工作因档案种类繁多造成的无秩序的问题,应采取分类管理的措施,这样有利于以后的使用及查找。再次,监督工作在档案管理工作领域中也非常重要,因此此项工作应由两个人同时完成,既保证了团队合作又可以保证互相监督,更加确保了档案的安全性,加强了档案管理制度的完善性
(二)相关人员及单位的档案管理意识需要加强
目前档案管理工作没有明显的进展,有一方面是因为相关单位对其重视程度还不够,缺乏足够的管理意识,然而为了使档案管理工作正常有序的进行,加强单位对此项工作重要性的认识是非常必要的,因此有关单位应做到,管理意识加强,管理方式改进,管理理念与时俱进等,这样才能使档案管理工作有明显的起色。
(三)档案管理人员的专业水平还不够高
档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展,对办公室的档案管理工作是十分不利的,为了增强管理人员的专业水平,一方面要从根源开始,选拔高素质人才,一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训,使其适应时代的发展以及工作的需要。
(四)档案收集工作不够强化
不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序的进行,因此一定要加强办公室的档案收集,从类别或时间等不同的角度进行整理收集,并用计算机进行有效的管理。
(五)档案管理需要与网络信息化技术相结合
将档案管理与网络信息化相结合可以有效的提高管理人员的工作效率,是管理工作快速有序的进行,网络信息化的应用会使档案管理工作更加方便快捷,同时也改变了低效率的纸质管理模式,加强了档案管理工作的秩序性,准确性,及快捷性。
办公室档案管理工作对于单位其他工作的完善具有辅助性作用,所以加强管理人员的管理意识,完善管理制度,实现信息化管理等,在提高档案管理效率及单位工作效率中变得非常重要,也逐渐成为了现代化档案管理的一个必然趋势。
提高办公室档案管理工作效率的思考相关
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新时期下,档案管理工作面临新的挑战和机遇。基于对高校档案管理中存在的一系列问题的分析,比如高校档案管理制度、档案管理人员素质、档案检索效率等方面的缺陷,并分别从健全管理制度、完善档案功能、提高管理人员素质以及信息化利用等方面,提出了相对应的解决对策,为新时期做好高校档案管理工作提供了参考依据。以下是读文网小编为大家精心准备的:新时期如何搞好高校档案管理工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】针对新时期高校档案管理工作的现状,提出了新时期高校档案管理工作的问题 ,包括档案管理制度的缺陷、高校档案管理人员的专业问题、档案检索效率较低问题和信息开发和编制上的问题。讨论了做好高校档案管理工作的对策,主要是为了提高高校档案管理人员基本素质、健全高校档案的管理制度、改善高校档案的功能和利用信息化的管理手段。
新时期,我国高校档案管理工作得到深入发展,档案对于人才管理和技术管理的作用凸显出来,但高校的档案管理工作仍处于相对落后态势,不仅在管理上存在许多问题,而且在技术上也难以跟上高科技的发展,难以满足新时期对档案信息查询的要求,不利于新时期经济的高速发展。档案是承载组织或个人特定信息的载体,它可以保证高校的发展和协调、良性而有序地运行。因此,新时期高校档案建设与发展面临着机会和挑战,对高校档案实施现代化管理,已经形成必然趋势。在新时期,要依靠先进的信息技术和创新的科技管理手段,来建设信息化的档案管理系统,这对于高校组织和个人的发展,都是至关重要的。但高校档案管理的信息化建设,不仅需要高素质的管理队伍,而且还要确保档案资源工作的安全与保密。因此,新时期高校档案管理的模式也亟需改革。
新时期,随着计算机和网络的发展,高校档案管理工作已进入崭新的历史时期,但是由于高校管理意识和资金的投入有限,高校档案管理工作还存在着许多问题。
(一)档案管理制度的缺陷
当前,传统的高校档案管理工作,存在着不规范问题,如档号和案卷标题不规范,尤其是卷内目录,在大部分案卷中缺少,使案卷整体管理较为混乱。因此,在高校档案的收集、保管、借阅、保密等多项指标,都存在许多漏洞,这对高校档案信息的真实性和利用价值都有严重的影响。但高校档案管理人员仍普遍重视文书档案的收集整理,整天都在忙于整理工作,而利用计算机制作的电子档案,却存在着被忽视现象,这种情况导致高校档案建档不及时,尤其是对于高校发展的重点专业以及更新改造项目的档案,由于不能及时建档,一些档案资料和图纸大都保留在教师或中层领导手中,如果出现人员变动,就会使档案遗失,这会对今后的使用带来损失,即使那些已经收集归档的档案,高校档案管理人员也经常不能按照规定管理,致使档案目录与档案内容出现不符,查阅起来非常困难。
(二)高校档案管理人员的专业问题
高校档案管理人员专业水平提高不大,其文化程度和专业素养,都不能够适应新时期对高校档案管理的要求,新时期是信息化时代,高校档案管理人员的文化程度与专业素质,应当满足对高校档案信息进行深层次的研究探讨,但是这种专而博的人才非常欠缺。高校档案管理人员队伍的专业水平与时代发展需求存在较大的差距。制约了有效利用高校档案信息资源,影响了社会发展和经济发展,但对于这些方面,在高校档案管理中没有认识到其潜在价值,导致高校档案的利用率不高。
(三)档案检索效率较低问题
手工检索与计算机检索是高校档案检索的主要方式。尽管手工检索速度不能与计算机高速检索比较,但手工检索仍然占据着很大比重,尽管高校档案管理系统软件已有多种工具,但是能够应用档案管理软件的并不多,这对于档案管理的发展不利,也难以推动高校档案的有效开发和利用。这主要是硬件设施投入不足,使高校档案室的建设达不到标准要求。
(四)信息开发和编制上的问题
对于高校档案信息的开发和编制,许多高校档案部门存在应付上级,走过场的问题,为了应付检查而选题开发,但只能开发编研层次较低的、质量较差的产品,其使用价值较低,虽然有的选题与新时期发展有着紧密联系,但是由于编制的水平和质量问题没有实效性,难以发挥作用。
新时期要做好档案管理工作,必须采取以下对策。
(一)提高高校档案管理人员基本素质
要做好高校档案工作,必须提高高校档案管理人员素质,对于档案管理工作,要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责,在职期间加强对他们的教育和培养,充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系,因此档案管理工作人员,应尽快提高自身的专业水平,通过培训学习,提高档案管理质量,才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源。
(二)健全高校档案的管理制度
要做好高校的档案管理工作,就必须健全高校档案的管理制度,要通过制度要求,来保证高校档案管理工作的开展,高校档案的管理规章制度要具有合理性与科学性,制定的高校管理制度,要根据实际情况和档案管理需求,建立起高校档案管理机制。这样的高校档案管理制度,才具有可操作性,才可以更好地发挥制度的指导与规范作用。才能约束高校档案的管理者和使用者,才能使高校档案信息的交流得到有效传播,这对于高校档案管理具有重要的推进作用。
(三)改善高校档案的功能
要做好档案的管理工作,对档案的功能必须重新进行定位,对传统档案的功能,应当保留的重要部分,需要加强,同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵,要积极创造条件改善新时期档案的功能,不仅要满足新时期对于档案信息的需求,还必须完善并丰富档案内容,在新时期,为建设小康社会,更好地为社会和广大企业,为所需要的各类信息提供全面的档案服务。
(四)利用信息化的管理手段
信息化是新时期档案工作发展的趋势,对于高校档案管理工作提出要利用信息科技成果,来提高高校档案管理的效益,实现档案管理信息化,利用计算机和互联网进行管理,高校档案管理计算机辅助模式已成为新时期发展趋势。可以通过EXCEL电子表格建立人事档案数据库,使高校档案管理全面进入信息化时代。
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随着社会主义市场经济体制的建立,医院管理工作发生了显著的变化,同时也出现了新的特点。因此,充分利用档案为医院管理工作服务,是加快医院发展步伐,提高医院整体功能的有效措施之一。以下是读文网小编为大家精心准备的:对医院档案管理工作的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]笔者从事医院档案管理工作多年,亲身经历了档案管理工作的发展,通过深入调查和了解档案管理工作的现状,在认真思考的同时提出了档案管理工作与医疗事业同步发展的理念。认为档案管理工作也要与时俱进,更好的为社会服务。
[关键词]认识;调查;思考;服务
医院档案管理工作是医院科学管理中重要的一环,是必须重视的基础性工作。当前,医疗改革日益深化,档案管理工作面临新的机遇和挑战。本文结合医院档案管理工作实际,通过调查了解医院档案管理的现状,提出了一些思考,旨在对于医院档案管理工作的发展起到一定的促进作用。
医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。是医院工作计划和决策的可靠依据,是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。
随着现代化信息的发展,档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视。尽管如此,医院档案管理工作仍存在诸多问题,无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。
1、档案管理制度不完善、事倍功半
通过走访,了解到大部分医院对纳入档案管理的内容没有明确的要求或统一的管理标准和模式,也没有制定统一的立卷归档制度。各医院根据自己的理解和实践在进行管理时,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。有的医院没有把档案工作纳入目标管理考核方案中,致使档案收集效率不高,档案不齐全,出现问题的时候束手无策。
2、档案意识不强,档案利用率较低
大多医院领导只注重医院医疗建设和经济效益。对档案管理方面的认识较淡薄,认为档案工作可有可无,而忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。有的医院领导班子变换频繁,只抓眼前医疗工作而忽视了对医院长远发展有利的档案管理工作。造成医院档案信息资源开发不足,导致档案利用率不高。
3、档案管理人员业务水平不高
在医院管理中,只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求,大部分档案管理人员专业出身较少,知识面较窄、学历偏低,有的是兼职人员,甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的,致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展,缺乏创新和活力。
4、档案管理分工不明,多头管理
由于历史的原因和医院行业管理的要求,档案管理类别不明,医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、房产档案和部分实物档案、音像档案等,而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案、会计档案、医疗设备档案等都分属各个科室分散管理,形成了多部门管理档案的格局,不利于档案的完整和安全。
5、档案管理设施不全,档案现代化管理水平不高
随着医院的快速发展和规模的不断扩大,医院档案的种类和数量也在不断增加,这就在一定程度上给档案管理工作增加了负担。但目前大部分医院存在着档案库房不够规范,档案管理设施不全,档案设备比较陈旧、管理技术落后等问题,制约了医院档案管理工作的发展。
1、加强领导,增强档案意识
领导重视是做好档案管理工作的重要保证,是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义,加强档案法律法规学习,使全院干部职工充分认识档案的重要性,认识档案与医院日常工作的密切关系,更好地支持档案管理工作。
2、健全档案管理制度,规范档案管理行为
档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度,可以减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据相关法律法规,结合本单位档案工作实际,逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度,使档案工作的每个环节的运行都有章可循,都有明确的要求和制度的约束。
3、加强档案人员培训,提高档案管理人员素质
提高专、兼职档案管理人员的业务水平,创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才,同时加强对现职人员的业务培训,或聘请专家讲学,或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学,把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。
4、解放思想,更新观念,提高档案开发利用率
档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段,要确立以利用、服务为中心的业务指导思想,重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益,要从被动坐等上门的服务方式,逐步走向主动开发档案信息资源,努力开拓档案利用的新途径。
5、适当投入,强化档案室的硬件建设
根据医院的具体情况,逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备,并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作,改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况,提高效率。具备条件的医院,可以将档案目录和部分内容纳入局域网,利用网络系统加强各部门之间、院际之间的资源共享,沟通档案信息,以满足医疗、教学、科研等多方面的需求,从而推动医院各项事业的发展。
综上所述,做好新时期医院档案管理工作要从多方面下功夫,不仅档案收集要全,档案保管上要严,档案利用上更要做到使利用者满意,以促进医院平稳快速健康可持续发展。
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高校的教学秘书岗位是教学管理工作的重要组成部分。教学秘书作为教务工作的参与者、具体执行者和管理者,在教学管理中起着保障和枢纽作用。本文结合教学秘书的工作实践和体会,阐述了高校教学秘书的岗位职能、工作内容和应具备的素质,分析了教学秘书工作中普遍存在的问题,探讨了教学秘书提高工作效率的方法与途径。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:高校教学秘书工作的实践与思考相关论文,内容仅供参考,欢迎阅读!
高校教学秘书工作的实践与思考全文如下:
摘要: 教学秘书工作是高校教学管理工作中的一个重要环节,教学秘书在教学管理系统中发挥着不可替代的作用。详细阐述了高校教学秘书在教学管理工作中的重要作用,分析了教学秘书在教学管理工作中的现状和存在的问题,进而提出做好教学秘书工作应该提高服务意识、改善队伍知识结构、加强整体素质教育、多渠道激发教学秘书工作积极性和创造性等思考和建议。
关键词: 高校; 教学秘书; 教学管理
高校教学秘书是指在高等院校中协助院(部) 领导具体处理本院(部) 中各类教学事务的管理服务人员。由于教学科研型院校和教学型院校是我国高校的主体,这类院校的核心工作或者核心工作之一就是教学工作,从而决定了教学管理在这类高校中的重要地位。教学管理有力地支撑和保证着课内外教学的有序进行,成为高校管理工作的中心内容,在贯彻国家教育方针、稳定教学秩序、提高教学效率、保证教学质量、培养全面发展的合格人才等方面起着重要的作用。教学秘书是教务管理工作中不可缺少的角色,是教学管理的中坚力量[1 ] 。其素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏,将直接影响教学管理工作水平和人才培养质量。因此,教学秘书必须从新时期教学工作的特点出发,不断提高自身综合素质和业务能力,积极创新,发挥助手参谋、组织协调、服务保障等作用,以适应高等教育事业发展的需要。
教学秘书工作活动范围宽广,涉及事务繁杂琐碎,在工作过程中必须认真仔细,稍有疏漏就可能酿成教学事故,严重影响教学秩序,造成不良后果。因此,教学秘书工作举足轻重,必须加以重视。
(一) 助手参谋作用
教学秘书是教学院长的得力助手。教学院长的教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等很多具体事务,都要由教学秘书来协助完成[2 ] 。同时,教学秘书还应该是教学院长的重要参谋,在教学管理工作中,不仅要及时收集、整理各类信息,还应该积极调查并发现新情况、解决新问题,研究新方案、采取新措施,主动为上级领导提供可靠的第一手资料,在必要的情况下提出合理化建议,为领导的决策创造条件[3 ] 。
(二) 组织协调作用
在教务管理工作中,教学秘书负责组织、落实各项教学工作,教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的,而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及教学津贴等等,都要由教学秘书组织完成。同时,教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁,具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用,其协调职能发挥得好坏将对院(部) 的教学活动产生直接影响。
(三) 服务保障作用
管理就是服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成[4 ] 。教学秘书扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色,应该加强与教师、学生的沟通,主动为广大师生着想,及时反馈教学信息,切实做好本职工作,真正把服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的顺利进行保驾护航,成为教学秘书工作的重要内容。
(一) 对教学秘书工作重视不够,造成教学秘书队伍的不稳定
长期以来,人们往往对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用,认识不到优质的管理能出质量、出效益。有些人甚至认为教务管理是一些简单的事务性工作,教学秘书是从事这些事务性工作的“勤杂工”,他们的劳动只是简单的、机械的劳动。因此,在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训等方面,重视程度远远不够;在干部聘任、职称评定、利益分配、评奖评优等方面都受到相对不公正的待遇;加之教学秘书平时工作任务重、责任大、难度高,付出的劳动却得不到尊重和理解,取得的成绩得不到公正的评价和认可,从而造成教学秘书工作积极性不高,思想压力大,精神负担重,心里不平衡,很多人不安心教学秘书工作岗位,离岗、转岗人员相对较多, 教学秘书队伍呈现不稳定状态[5 ] 。
(二) 教学秘书综合素质较低,难以适应新时期高校发展的需要
一方面,教学秘书学历层次普遍较低,所学专业适合教学秘书工作的不多。当前,从事教学秘书工作的多为本科毕业生,即使有高学历的,其专业为教育学、教育管理学的也极少,秘书专业毕业的也为数不多,大多为本学校、本院系毕业,其知识结构很难适应教学管理的需要。
另一方面,教学秘书的业务素质和业务能力也普遍较低。长期以来,许多高校对教学秘书人员重使用、轻培养,送出去培训学习、交流进修的机会很少,而且很不系统、不正规,导致其知识更新严重不足,现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高等教育的迅速发展,教学秘书得不到现代高等教育管理方面的系统培训,观念不能及时更新,更接触不到新的教育管理理念,大大制约了教学管理能力的提高,以至适应不了新时期高校发展的需要。
(三) 教学秘书工作缺乏活力,开拓创新意识匮乏,科研工作薄弱
教学秘书是高校教学工作一线的组织者和管理者,工作千头万绪,看似平常,其实非常繁重而细致,在学校教学管理中处于纽带桥梁位置,上听命于学校教务处和学院领导,下服务于广大师生,所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中,工作缺乏活力,多靠经验办事,习惯于按领导指示、文件精神处理问题,主动参与和科学预见性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教学管理改革资料,认真总结经验、摸索规律,进行教学管理理论研究并形成科研成果,为深化教学管理改革献计献策[6 ] 。缺乏开拓意识和创新精神,致使教务管理工作很难提高档次。
(一) 加强思想道德教育,提高教学秘书的服务意识
良好的政治思想素质和职业道德是做好教务工作的基本保障。新时期高校教学秘书应当具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操,面对繁杂的事务性工作,还必须有高度的责任感和强烈的事业心。在教务管理工作中,要认真贯彻落实党的教育方针和相关政策,爱岗敬业,无私奉献,甘于淡泊,勤勤恳恳,任劳任怨,全心全意为党的教育事业服务。因此,高校应加强对教学秘书人员的思想道德教育,使其认清自己所从事工作的重要性,明确教学秘书工作的服务宗旨,真正担负起组织育人、管理育人、服务育人的重担,出色地完成自己的本职工作。
(二) 引进竞争机制,合理选聘人才,改善教学秘书队伍的专业知识结构
学校人事管理部门应重视教学秘书的选拔和培养。引进竞争机制,合理调整现有人员,大胆聘用新人,鼓励管理经验丰富、业务能力强、管理水平高、敢于开拓创新而又爱岗敬业的优秀青年人才和高学历的青年教师投身到教学秘书队伍中来,改善教学秘书队伍的专业知识结构,切实把教学秘书队伍建设纳入学校整体规划之中。
(三) 重视教学秘书队伍整体素质的提高,加强教学秘书人员的继续教育
在教学秘书人员培训和知识更新方面,学校要加大投入,并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划,多渠道、多形式加强教学秘书人员的培养。如:定期或不定期地组织他们学习高等教育学、教育心理学、教育管理学、高等教育行政管理学、高等教育法规、社会学、人际关系学、秘书学等专业学科知识,提高其专业素质和理论水平;经常组织教学秘书参加校内外教务管理研讨会和经验交流会,学习先进的管理经验和科学的管理思想,改进管理方法,提高管理水平;定期不定期组织岗位培训,尤其是对计算机的运用和操作技能以及对教务管理系统软件的培训学习,提高工作效率[7 ] 。除此之外,还应鼓励教学秘书利用业余时间自学一些与自己的专业工作相关的学科知识,多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。
(四) 通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧,激发其工作积极性和主动性
教学管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持,学校各级领导要主动关心教学秘书人员的工作、学习和生活,无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定方面,还是在开展教学管理、科学研究等问题上,都要建立相应的激励机制,通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时,在教学管理活动中,要充分肯定教学秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的教学秘书人员,学校要在适当的时候,给予一定的物质奖励和精神激励,激发教学秘书的工作热情,充分调动其工作积极性和主动性,促使其开拓进取,大胆创新,为高等教育事业的改革和发展,奉献自己的聪明才智。
[ 1 ] 陈文贵,杨玉林. 教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J ] . 天津职业技术师范学院学报,2002(4) :41 - 44.
[ 2 ] 谭哲丽. 高校教务员工作的实践与思考[J ] . 广东工业大学学报(社会科学版) ,2005 (9) :294 - 295.
[ 3 ] 林征. 论高校院(系) 教学秘书工作的定位及功能[J ] . 福建商业高等专科学校学报,2006 (3) :114 - 116.
[ 4 ] 王诚怡. 关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考[J ] . 黑龙江高教研究,2004 (3) :95 - 96.
[ 5 ] 姚美红. 高校教务管理人员心理不适的原因及解决对策[J ] . 教育探索,2006 (1) :103 - 104.
[ 6 ] 吕阳. 高校教学秘书素质之我见[J ] . 浙江工商大学学报,2005 (2) :86 - 90.
[ 7 ] 洪璋. 高校教务管理队伍建设的探讨[J ] . 福建农林大学学报(哲学社会科学版) ,2002 (4) :85 - 87.
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在很多公司、单位档案管理工作显得不是那么重要,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。下面是读文网小编为大家整理的档案管理工作论文,供大家参考。
[摘要]人事档案及其管理工作在医院建设中起着关键作用,它为单位提供各类人才基础信息,为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。所以,应重视人事档案管理,更新人事档案管理理念,实现档案管理科学化、规范化、现代化。
[关键词]档案管理;人事档案现状;管理科学化;对策分析
随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入。医院转型后,人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析,与同行们探讨。
一、医院转型后,人事档案现状及存在的问题
(一)人事档案交接手续不严密,重视不够。档案人员大多不是专职,故离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平,改善环境条件,为病人提供优质的服务,而对人事档案管理不够重视,存在医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
(二)档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。
(三)档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;其次是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
(四)员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚;还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
二、医院人事档案管理对策及思考
医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,加强医院人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门工作,为职工本人服务。针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考:
(一)严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,并整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。
(二)建章立制,有章可循,规范操作,积极主动做好档案收集工作。制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因造成,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后查找提供方便。
(三)强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识,提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节,在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时,更应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。
(四)积极做好宣传工作,加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
(五)提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度,提高职工对其人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到人事档案的重要性。二是加强对职工人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。
(六)加快档案信息化进程,提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索,进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化。
总之,要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲出原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,只有这样,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
参考文献:
[1]滕焕君;加强人事档案管理的思考[J].档案;2001年04期.
[2]李瑞龙;做好人事档案管理为选拔培训人才提供可靠依据[J].内蒙古水利;2004年03
【摘要】在博物馆的工作中,人事档案是人才信息的重要载体。它可以证明每个工作人员的人生轨迹,是工作经历的记录,管好用好人事档案相当重要。本文着重探讨博物馆人事档案管理的作用、存在的主要问题及解决的措施。
【关键词】博物馆;人事档案;管理;措施
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。博物馆人事档案是在人事管理过程中形成的。它记述和反映个人经历的德才表现,是个人经历、学历、技术职称、社会关系、思想道德、业务能力、工作状况及奖励处罚等方面的原始记录。是以个人为单位组合起来,以备考察文件材料。管好用好人事档案对博物馆的工作尤为重要。
一、博物馆人事档案管理的作用
博物馆人事档案管理的作用很多,归纳起来主要可分为对单位和职工个人两方面的作用。
1.人事档案管理对单位的作用对博物馆来说,人事档案的作用主要体现在为单位提供依据。人事档案是一个工作人员历史的真实记录,通过利用档案可以清楚地了解职工的工作轨迹,为领导决策提供重要参考和依据。领导为了做到知人善任、选贤举能,将尽可能全面准确地了解职工,通常会将考察现状和查阅人事档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等材料有机结合,而在工作过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会归入个人档案,作为考核依据。因此,在职工考核时,经常会查阅人事档案,考察其德、能勤、绩等方面的情况,从而准确地了解每个人的情况,为单位正确配置人员起到了重要参考作用。
2.人事档案管理对职工的作用对每个职工来说,在人事档案诸多作用中,主要是人事档案凭证作用,它表现在两个方面:①它是每个职工成长轨迹的真实记载。博物馆人事档案,记载着每个职工的身份、党团组织关系、学历、职称、经历、政审情况等,具有重要的凭证价值和参考价值。个人转正、定级、职称申报、办理养老保险、退休等,都需要人事档案“说话”,它的作用不可被替代,如果没有人事档案,个人的权益无从得以保障,甚至可以说它决定每个职工的命运。②它是每个职工工作表现材料的综合。博物馆人事档案管理工作,是按照国家政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工作待遇等内容的文件材料。因此,它是职工个人履历、专业技术水平等基本情况真实反映,它能为职工的评价、考察、任免、调动、晋升等提供可靠的第一手材料,是博物馆人力资源管理和开发利用的重要依据。
二、博物馆人事档案管理存在的主要问题
1.对人事档案管理的作用认识不够。没有真正发挥其作用,人们对人事档案管理工作的认识存在一些误区,认为人事档案工作就是保管工作,只要不丢失、不泄密,能应付查档就行了。不能做到有效利用人事档案资源,既便是利用,也仅限于人员的简历、职称等范围,这种现象的持续,会使得人事档案的利用率降低,其服务于博物馆工作的作用就不能真正发挥。
2.对人事档案管理的内容缺乏特性。博物馆人事档案的内容仍然使用比较传统的记载方式,存在单一的现象,不能很好的反映出职工各方面的才能和特长等特点,实际上博物馆职工大都是受过专业教育的人员,都具有突出的专业才能和个性。传统的人事档案记载方式会模糊了这种个性特征,从人事档案中很难清楚地了解到每位职工全面的实际情况。
3.对人事档案管理的硬件投入不够,信息化程度比较低。随着博物馆工作的发展和科技的不断进步。人事档案管理应该逐渐信息化。但博物馆仍然采用传统手工的记录方法对人事档案进行管理。没有充分利用先进的技术手段和措施,既使引入了微机操作,但是仍旧无法达到无纸化办公程度,信息化程度不高,不仅影响了人事档案管理,同时也降低了博物馆工作效率。
三、加强博物馆人事档案管理工作的主要措施
1.领导重视
领导应增强档案意识,充分认识人事档案管理工作在博物馆管理工作中的重要作用。真正重视人事档案管理工作。要将人事档案工作列入工作计划,摆在重要议事议程,定期提出任务要求和听取工作汇报,完善档案管理人员的工作职责。切实解决人事档案工作中的实际问题,对人事档案工作做到有部署、有检查、有落实。
2.完善制度
根据博物馆人事档案工作的实际情况,不断完善博物馆人事档案管理的制度建设,为使人事档案管理工作有章可循,确保人事档案的安全保密、合理利用、规范整理,应建立完善人事档案收集、鉴别、归档、整理、查找、检查、核对、传递等各项制度,努力形成一个完整的规章制度体系。在此基础上,更要关注贯彻落实情况,要按照制度的要求及时将收集的人事档案材料,从手续是否完备、表述是否准确等方面进行认真细致的鉴别,使人事档案收集和归档工作真正做到不丢失、不积压,客观真实的反映事实,保证人事档案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技术
人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求,也是提高档案管理效率,实现人事档案管理现代化必由之路。因此,人事档案管理要不断学习掌握现代化档案管理理论和新技术的运用、开发新手段。及时快速将人事档案信息以影象、数字化等形式予以保留。建立人事档案数据库,利用电脑、扫描仪、传真机等现代化设备和先进技术,将档案资料整理、录入。通过处理后,原来的文字图片甚至声像资料转变成数据资料,一旦档案发生变化时,可以随时更新信息,保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
四、小结
人事档案管理工作是博物馆工作不可缺少的重要管理工作,认识人事档案管理工作的作用,分析其存在不足并找到解决的措施,充分有效利用人事档案的价值,切实做好人事管理工作,对于促进博物馆工作具有积极意义。
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新形势下,各行业对档案管理工作提出了新的要求,要求档案管理工作实现规范化。以下是读文网小编为大家精心准备的:新形势下档案管理工作规范化的研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]档案作为历史的原始记录不仅可以为各领域科学研究提供最为真实可靠的资料,还可以为领导决策以及企事业单位职工考核提供依据,在各机关以及企事业单位的正常工作中具有不可或缺的作用。因此,加快新形势下档案管理工作规范化的进程已迫在眉睫。针对目前我国档案管理工作中的一些问题,本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。
档案具有较高的保存价值和科研价值[1],档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作,档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响[2-3]。在社会迅速发展的今天,档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。而目前我国档案管理工作中仍具有一些亟待解决的问题,同时,传统档案管理理论、方法及方式已不适应社会迅猛发展的需求。因此,加快新形势下档案管理工作规范化的进程成为目前我国档案管理工作的重要任务。本文针对目前我国档案管理工作中的一些问题,分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。
档案是某一单位或者企业各种信息的积累,是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说,是一种无形的资产,可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展,人们对档案管理的要求也逐渐增加,档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致,因此,档案管理工作规范化可以使管理工作更标准,更有利于查找和使用,并且可收集单位发展过程中的重要信息资源,以最大程度发挥档案的功能。
长期以来,档案管理的观念落后,对档案管理的重视不足,使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性,从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性,影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情,重视度不足,并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习,使得档案管理工作的服务质量无法保证,加之档案管理人员流动性较大,影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后,设备设施陈旧,也严重影响了档案管理工作规范化的开展。
进行储存、编目、检索、查阅档案资料,减轻工作人员劳动强度,节省空间,提高工作效率,使得档案案卷整齐规范,便于查找。5.将档案分门别类,充分利用档案原基础。对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷,在全因目录上直接进行分类标引,对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入,然后获得分类号,提高著录速度,便于查询。6.提高档案管理人员的整体素质。定期对档案管理人员进行专业知识培训,不断提高其业务水平,并要求档案管理人员积极主动提升自身素质,在实践中不断自我总结完善,提高档案管理的专业素质和综合素质。
沿革,可以真实反应企业职能活动整体面貌,是企业发展的信息基础[7]。目前我国档案管理相关制度尚不完善,仍存在领导重视不足、档案管理人员专业素质较低、档案管理相关设备设施投入不足等缺点,档案尚未充分被利用和有效的发挥其价值[8]。因此,新形势下的档案管理工作规范化建设势在必行。
针对目前我国档案管理工作中的一些问题,本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。新形势下,我们要从对档案重视度、清查原有档案、健全档案管理制度、提高档案管理人员综合素质、加大档案管理相关设备设施的投入等方面进行档案管理工作规范化建设,使档案管理工作更标准,更有利于查找和使用,并且可收集单位发展过程中的重要信息资源,以最大程度发挥档案的功能。
新形势下档案管理工作规范化的研究相关
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高校人力资源管理一直是一个值得关注和研讨的问题,特别是激励机制的构建。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于高校人力资源管理激励机制的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】激励机制是人力资源管理当中的重要策略,在高校人力资源管理当中,做好对激励机制的有效应用,对于提升高校人力资源管理效果,激发人力资源综合效能具有重要意义。笔者结合实践工作经验,在文章当中先分析了激励机制在高校人力资源管理机制当中的重要性,之后对如何提升高校人力资源管理激励机制的效果进行探讨。
高校是我国人才培养的主要阵地,做好对高校人力资源能力的调动与激发,能够对提升高校人才培养效果提供帮助。结合高校人力资源结构及其功能性状态角度分析,以激励为基础的人力资源管理模式开展能够实现对高校人力资源管理效果的最大化体现,这对提升高校人力资源应用效果具有重要意义。
(一)能够落实高校职能目标
在高校人力资源结构当中,虽然不同的人力资源有着不同的工作任务,但他们都有一个共同的工作目标,即“提升人才培养效果”。激励机制在高校人力资源管理中的有效性应用,能够实现对教职员工工作行为的刺激,使教职员工能够长时间保持着较高的工作状态,为其工作行为在智力、体力、精力方面提供支持,实现对教职员工工作积极性的调动,帮助他们出色的完成工作目标,为高校培养人才效果的提升做出贡献。
(二)能够激发教职员工内在需求
在高校当中,人力资源管理的主体为教职员工,通过激励机制的有效应用,能够将学校发展目标与教职员工的需求结合起来,针对不同教职员工的职务行为制定不同的激励目标,结合不同教职员工素质制定不同层次培养计划,根据不同教职员工年龄制定不同激励标准,使全体教职员工都能在自己本教职员工作岗位上看到职业发展希望,实现职业认同感,在帮助教职员工完成自我价值体现的同时,为学校发展目标的实现提供支持。
想要提升高校人力资源管理的激励机制效果,高校人力资源管理部门就必须要做好多个方面的工作把握,在确保各方面工作质量的前提下,展开人力资源管理激励机制,为激励效果有效性的提升提供主观支持。
(一)建立科学完善的激励机制
激励机制作为高校人力资源管理工作中的一种措施,其必须要确保所建设激励机制的科学、完善、规范、客观、公平,才能够实现对全校教职员工的有效激励,为高校发展目标的实现提供基础保障。为此,人力资源管理目标要在以学校核心价值为基础的前提下,实现对教职员工工资与绩效挂钩,并使工作向优秀人才与高层次人才的重点岗位倾斜,以人力资源的实际价值作为衡量工资的重要标准,达到发挥工资激励功能的作用。在实际激励过程中,高校人力资源管理部门要做好对竞争机制的审核与监督,从源头上保障教职员工的正当权益,为人力资源激励机制的有效性提供保证。
(二)建立科学合理的薪酬制度
从我国高校目前的人力资源结构状态来看,以薪酬制度为基础的绩效考核与激励机制是最为有效的激励方法。在实际功过当中,高校人力资源管理部门一方面可以通过对岗位津贴制度的改革,来实现对不同岗位教职员工价值的体现,确保人力资源价值能够得以充分发挥。另一方面应坚持以绩效为导向的薪酬制度,提高职业绩效薪酬所占比重,以绩效考核为衡量教职员工价值的重要途径,并通过薪酬待遇将其体现出来,发挥出薪金工资对教职员工的激励作用。
(三)保证激励方法的丰富多样
在高校人力资源管理激励过程中,为了保证激励效果,确保教职员工的价值能够得以充分发挥,高校人力资源管理部门必须要保证激励方法的丰富多样性。
1.目标激励法。目标激励法是通过为教职员工设置发展目标,来对他们的工作行为进行指导与约束,帮助他们更好的实现职业价值目标。在目标激励法当中,人力资源部门要将教职员工的发展目标与奖惩制度有效结合起来,通过奖惩制度的主观约束,来帮助教师实现自我控制,努力实现个人行为与学校目标的一致发展。
2.工作激励法。工作激励法是基于教职员工职能特点而建立起的激励制度。其通过帮助教职员工认识岗位职责与意义,来提升教职员工的工作成就感,并通过对教职员工职业发展的科学规划,帮助教职员工实现更好的职业发展。在这一环节当中,高校人力资源部门要做到针对不同职位、不同教职员工年龄、专业特点、研究领域、个人兴趣等多种因素来制定职业规划,保证职业规划既符合教职员工的职业发展,又能够符合他们个人的职业发展诉求,为帮助教职员工实现职业目标创造最为有利的条件与支持。
综上所述,做好对高校人力资源管理激励机制的应用,不仅能够最大限度发挥出高校人力资源的作用,还能够营造出一个良好的人才培养环境,为高校社会功能的发挥提供强有力的支持。在实际激励过程中,人力资源管理部门可以根据不同人力资源的实际功能、特长以及心理特点来进行不同激励机制的应用,以确保激励机制的有效性,为更好的发挥出人力资源的价值提供保障,也为高校更为健康、长远的发展提供保障。
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研究生教学管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分。教学管理工作水平的高低直接影响着研究生培养工作能否顺利进行。在高校中对于开展研究生培养工作的院系来讲,教学秘书同时承担着本科生和研究生教学管理工作。以下是读文网小编为大家精心准备的:高校院系研究生教学秘书管理工作分析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】研究生秘书的管理工作主要是沟通信息,积极配合领导进行教学管理,安排导师与学生的课程等内容。研究生教学秘书是高校研究生教育不可或缺的部分,为了实现研究生管理的科学化、高效化,文章将对研究生教学的工作特点、职责和作用以及创新方面对研究生教学秘书管理进行论述。
【关键词】研究生教育;管理工作;教学秘书
近年来,随着高校研究生规模的扩大和研究生管理工作下移,学院研究生教学秘书管理工作越来越复杂。而教学秘书在整个管理工作中扮演了非常重要的角色,因此在教学管理中能够科学的将整个教学的工作安排好,在管理时能够总结出一套合理的管理机制就能够提高研究生秘书管理的效率。
研究生教学秘书就是高校院系中的教学管理者,是高校院系研究生教学管理中链接纽带,是实施者,因此教学秘书就影响着高校院系的研究生教学质量。
(一)对象广泛
研究生教学秘书的工作对象主要是研究生和导师。根据社会进步的要求,研究生的培养方案也会有相应的变化,所以对研究生教学秘书的要求就会增高。面对大规模的研究生和研究生的多样化,如来自不同的区域、不同的家庭、不同的社会阅历以及思想水平等等会对研究生教学秘书的管理提出更高的要求。
(二)内容繁杂
研究生教学管理工作是一项综合性服务工作,具有较多的常规性工作:招生、教务、考务、学籍管理、成绩、档案、教师等考核等等,并且这些工作都是需要研究生教学秘书需要参与,而且都需要投入大量的工作。
(三)责任重大
研究生教学秘书的工作需要严格按照教学计划实施,而且教学秘书的工作看似简单实际则是复杂的工作,工作中难免遇到问题,有时这些问题还是复杂的重要的问题,稍有疏忽就会犯下错误酿成不可挽回的损失,小的影响学生的学习,大到影响学生的事业和发展。所以这项任务是非常重要的,研究生教学秘书也是责任重大的职位。
(一)研究生需要协助进行日常的教学管理
帮助制定培养方案,根据培养方案分配教学任务,以及制定开课计划,同时还要按照课程表及时了解教师和和研究生的上课情况,协调教师和学生解决教学管理过程中的各种问题,在课程结束后需要教师及时填报研究生的成绩并上交研究生的成绩单,同时协助分管领导和教学的领导进行论文开题、中期考核、综合考试以及答辩等等工作。帮助学位评定委员会做好研究生毕业和学位资格的相关申报和 审核工作,做好相关材料的填写、统计、归档等日常管理工作。
(二)需要负责招生和档案管理的相关工作
需要进行高校院系的研究生招生宣传,面试和复试等等工作,协同分管领导编写硕士生的招生简章,进行学籍的档案管理,新入学研究生培养计划的填写,完成研究生培养的审核工作以确保中期考核顺利进行。在档案管理中还要进行研究生成绩、试卷、教学文件的整理和存档工作。
(三)确保实行教学管理规章制度
向学生和导师传达学校的相关文件的精神,通过各种渠道征求学生和导师对于管理工作的建议,及时向分管的院长和研究生院反馈,在他们之间做好沟通和协调,让各自的效率达到最大。同时需要按时参加各项相关研究生教学秘书会议,详细记录会议要求并向各方传达会议精神,做好学校与学院的沟通作用。
(四)要切实起到服务和育人两方面的作用
研究生教学秘书其实是一项服务和管理兼顾的工作。既要协助分管院长处理各项工作也要为研究生管理提出意见和建议,积极主动的提出改革完善管理体制的建议为领导提供参考。同时还需要为学生和导师服务,在平时与研究生联系和接触是可以进行引导和疏解,也需要向导师反映学生的情况,加强师生之间的交流和沟通。
在以上的工作特点和工作的职责和作用后,可以看出作为一位优秀的研究生教学秘书是非常不易的,因此我觉得要想提高研究生的管理水平,可以从几个方面努力:
1.提高研究生教学秘书的基本素质。基本素质包括多方面的,思想政治素质、职业道德素质、文化修养素质、心理素质等等。研究生教学秘书要注重提高自己的思想政治水平,贯彻党的教育方针,热爱教学秘书事业,能够有正确的为人民服务的意识,严格按照规章制度工作。提高职业素质水平,爱岗敬业、为人师表,正确协调处理个人、集体、国家之间的关系。研究生教学秘书是处理各学院专业的研究生教学管理的具体事件,那么要做好研究生教学管理工作就必须要掌握所在院系的专业知识。同时秘书专业知识对于从事教学秘书来说也是非常重要的,所以文化素养时候教学秘书应该着重提高的同时还要在工作中加以利用。心理素质也是教学秘书的必备要求,在教学管理中需要时刻保持轻松的心态,沉着冷静的处理事件,多于教师和学生交流,换位思考,能够很好的解决很多问题。
2.学校学院需要重视研究生教学秘书的作用。通常很多人认为教学秘书并不是什么重要的教学角色,认为就是要管成绩排课而已,但是事实并给如此,优秀的研究生教学秘书是需要秘书和管理方面只是你的同时还需要具备专业相关的知识,同时向上述的多种素质。首先,这样有利于招生,能够很好的介绍本专业的相关知识,使适合本专业的考生更加了解本专业,加入本校本专业的研究队伍当中。另外,在日常工作中,与研究生和教师的沟通交流能够更加方便,在档案管理过程中更加顺利。在小的方面也具有较大的优势,例如有时需要修改材料或者注册相关证件时,具有一定了解能够更加出色的完成,如果不了解就不利于同师生之间的沟通交流。
3.增强服务意识。研究生教学秘书管理的工作就是服务者的一员,要充分认识自己的工作性质,要主动的、积极的为教师和学生服务,将学校的政策传达给院系师生,将院系师生的新想法和意见反映给学校,沟通教师和研究生,在这三者之间起到桥梁作用。对待教师要尊敬同时要及时反映他们的需要和问题,对于上级部门要聆听,多传达师生的诉求,对于研究生,要多了解情况为他们提供需要的帮助。做到不拖延,不推诿,为研究生教学顺利开展服务。
4.教学秘书管理的创新思路。我国教育发展迅速,教学管理方式也在进行改革,教学秘书也就不仅仅是做好领导的助手,更加需要的是积极主动的做好参谋、合理解决突发小事件。研究生教学管理秘书需要有创新的思维,积极提出自己对教学管理的改革新观点。所表达既要符合国家教育方针又要敢于突破传统的教学管理思维,充分体现出现代教学秘书的新思维。同时还需要在服务上进行创新。深入教学一线,广泛收集学生的意见,进入课堂听课,了解教师和学生的教学过程和情况。积极主动发现教学中产生矛盾并在自己掌握的情况向相关机关汇报同时提出相关意见辅助决策。秘书事务繁复,所以需要利用新的手段来发布各种通知和文件。可以通过Email形式来进行会议通知以及通报等;利用网络QQ群来进行交流沟通,以及信息发布。依据来概括,可以通过多种渠道来增强领导、导师、研究生之间的联系。
高校院系研究生教育在不断向前发展,关于其发展方式和理念也在不断变化,因此对于高校院系研究生教学秘书的要求也越来越高,不仅具有职业能力和责任心,还需要各种良好的素质,拥有创新角色的能力。同时要求高校院系研究生教学秘书能够对本职工作具有清晰地了解,根据国家的办学要求和学校院系的自身情况来进行特色的管理。因此,就需要研究生教学秘书在工作中不断学习新的知识,提高自己的管理模式,争取逐步提高管理工作水平。
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当前,信息技术发展空前迅速,信息化已全面融入到医院档案管理工作中,并且发挥着巨大的作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:基于信息化视角对档案管理的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]伴随着信息技术的更新与发展,以及远程联网的广泛应用,当前,已经基本实现了档案信息管理的远程传输与社会共享体系。在网络信息技术不断进步的时代里,我们应当从根本上改变传统的档案资源管理观念,与时俱进,运用创新思维,加快档案资源管理的信息化建设,提升档案资源管理的现代化水平,因此,本文从实现档案资源管理信息化的重要性入手,对档案资源管理理念创新视角下的档案资源管理信息化策略进行研究。
随着高速、大容量档案影像管理系统的广泛应用,档案资源管理的专业化、信息化建设迫在眉睫,为了能够对档案进行长期的管理与保存,并能够在需要的时候及时进行查询,实现档案资源管理的信息化建设还能够有效的节省档案存放空间,提升档案资源管理的工作效率,档案资源管理工作应当及时创新管理理念,制定明确的新时期档案资源管理发展目标,在充分运用网络信息技术、远程通信及信息技术的基础上,实现档案资源管理的信息化,提升档案资源管理工作质量,因此,本文对档案资源管理理念创新视角下的档案信息化建设具有重要的现实意义。
随着信息化时代的发展与进步,档案资源管理中涉及的信息量在逐渐的增加,信息种类也逐渐向多样化发展,传统的档案资源管理方式与当今快速发展的科技信息技术已经不相适应,不能满足当今时代对档案资源管理的更高要求,所以,实现档案资源管理信息化是符合当今时代发展要求的,是档案资源管理发展的必然方向,作者认为当今档案信息化建设的重要性主要表现在以下四点:
网络,建立起档案信息与其他信息系统之间的互联,并以此为基础实现档案资源共享,有效的提升了档案资料的利用率;再次,使档案保存方式多样化。在电子信息技术不断更新与进步的今天,对各种电子文件进行存储、读取的设备也越来越多,为档案人员进行档案资源管理提供了多种方式,使档案资源管理更加便捷与快速,而且在电子设备的辅助下,无形之中增加了档案资料的保存时间,有效的避免了传统的档案资源管理中由于长期使用导致的资料破损、丢失等情况,保证了档案资料的完整性、全面性与持久性;最后,加快了信息传递的速度。在传统的档案资料管理中,由于受到传输方式及传递距离等方面的影响,面临着传递过程的安全问题与传递速度问题,但是,在实现了档案资源管理信息化之后,便可以快速的实现远距离的安全传输。
(一)最好档案资源管理基础工作,创建信息化实施条件
档案资源管理的信息化需要得到良好的信息化条件的支持,因此,我们应当首先做好相关的基础性工作,作者认为具体应当包括以下四方面的内容。
等提升管理人员的综合素质与能力水平,例如,通过开展专题讲座等来逐步转变档案资源管理人员档案资源管理的信息化思想,并提升档案资源管理工作的整体水平;最后,加强档案资源管理的信息化意识,首先进行档案资源管理的各级领导要高度关注档案资源管理信息化工作,只有领导重视,才能保证员工在领导的支持下树立强烈的档案资源管理信息化意识,在领导的支持与鼓励下,从根本上转变对档案资源管理信息化意识,积极主动的掌握各种信息化技术。
(二)增强信息安全意识,强化档案资源管理信息化安全
档案安全管理师有效进行档案资源管理的关键,随着网络技术的不断进步,网络时代背景下的档案资源管理信息化,更好提升安全管理意识,做好安全管理工作,切实落实各项安全管理的措施,避免网络病毒等各种因素造成的网络资源破坏,计算机网络的开放性、交互性特点本身就决定了档案资源管理信息化中的安全威胁的存在,再加上,有些单位忽略了通过安装病毒软件等措施,防止网络病毒的侵袭,最终形成档案资源管理安全隐患。所以,档案资源管理的信息化建设过程中,切忌盲目的使用网络技术,要有规划的下载安装360、百度等杀毒软件,及时更新计算机病毒库,有效的防止黑客及病毒对档案信息的攻击,与此同时,档案部门还要及时对档案数据进行备份,加强身份验证、专机专用等安全管理措施,使档案信息管理人员具备较强的安全管理意识。
(三)优化档案资源管理流程,提高档案资源管理效率
档案资源管理人员要树立一种开拓进取,勇于创新的精神,在逐渐实现与完善档案信息化建设的道路中,主动探索与创新,寻找新的方法与思路,从档案的收集与鉴定、保存与利用等多方面进行创新,不断优化档案资源管理流程。首先,在档案的收集与鉴定环节,要努力完善电子文档归档制度,最大限度的实现电子文件归档的完整,使其发挥最大价值,严格遵守各项标准化归档操作规范,不断完善自身归档工作;其次,在保存档案的过程中,不仅要通过电子档案进行保存,还要充分利用传统的纸质保存方式加以辅助,此外,还要注意档案的定期备份,避免由于档案资料的丢失造成的各种严重后果;最后,在档案的实际利用环节,需要加强其服务方式的创新,采用分级与分类的方式对各种档案进行有计划的、有规划的管理,同时也为使用者提供了多种方式的检索服务,对于档案利用效率的提升具有重要意义。
2.4加强档案资源管理方式与技术的创新,满足档案信息化需求
随着信息化社会的深入发展,档案资源管理工作人员也应当与时俱进,积极学习各种先进的管理理念,加强档案资源管理方式与技术的创新,从而更好的适应档案信息化发展。首先,档案资源管理相关人员应当既要保障馆藏质量,又要保障馆藏内容的丰富多样性,对档案信息进行系统化、规范化的整理与优化;其次,在提升相关人员综合素质的基础上,对其加强信息技术方面的教育与培训,使其不仅具备档案资源管理所需的相关理论知识,还要对档案著录、编研、检索、标引、复制等技能熟练掌握,具备档案信息分析、服务与应用等多种能力,从而满足档案资源管理信息化的实际需求。
档案实际上是一种十分重要的信息资源,在这其中包含了各种珍贵的经验,传统的档案资源管理方式与当今高速发展的信息化水平已经不相适应,因此,我们应当仅仅抓住时代给予档案资源管理工作的重要机遇,转变传统的管理理念,在管理技术、管理方式等诸多方面不断创新,努力推进档案信息化建设,实现档案价值与作用的最大化。
基于信息化视角对档案管理的思考相关
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学校档案是学校的历史载体,是重要的教育、信息资源,是科学管理学校的重要基础,在学校工作中起着承前启后的作用。档案管理工作者要把涵盖学校基本历史面貌,反映主要教育教学活动,并在今后的工作中,具有查考利用价值的档案文件材料,纳入归档范围,切实收集和保管好学校自己产生的档案,以较大限度地保存学校的历史真实。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈中学档案管理工作的现状与对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】中学阶段作为义务教育的较高阶段,对于学生的后期学习起着承上启下的重要作用,所以深受学校和家长的重视。但是近年来随着初中学生规模的逐渐扩大很多学校出现了学生档案管理不严格,所含信息不完整等问题,文章将从我国中学档案管理工作的现状着手,试图找到解决档案管理工作中出现问题的对策。
【关键词】初中档案管理工作;现状;对策
档案对于学生来说至关重要,是学生学习经历及在校表现的总结性书面体现,可以说是对学生在校期间学习、生活、思想等各方面进行的综合性评价,所以对学生档案管理工作在教学活动中虽然不直接与学生接触但仍然至关重要。
(一)校方的重视程度不够。由于在中学阶段档案管理工作水平与学校的教育水平没有直接的联系而且学生对档案的重要性也并不是很了解,所以导致校方并不重视学生的档案管理工作。档案管理工作在日常情况下基本没有什么实质性的工作内容,只有在上级部门进行检查的时候才象征性的进行简单的布置与操作,由于校方领导对于学生档案管理工作的不重视就直接导致档案信息收集只能集中到实际应用的最后阶段,所以信息并不能保证完全准确。
(二)档案管理人员不专业。在中学档案管理中有一部分工作人员并不是正规院校档案专业毕业,所以对于档案的管理只能停留在形式阶段,而不能真正的正规化、科学化的按照系统模式对学生的档案进行管理,这就导致学生的档案在整体上似乎满足教育局的相关规定,但细致的地方并不能达到准确反映学生在校实际动态的目的,甚至会出现一些盲目篡改学生信息的错误。
(三)管理制度不完善。校方领导的不重视,档案人员不专业,直接导致档案管理工作的相关制度并不完善,对于档案种类没有清晰明确的划分,过期失效与正常收集的档案也没有明确的界限,销毁档案没有明确的处理步骤,档案室的日常环境得不到标准保证,这就直接导致档案管理人员在管理档案的过程中出现档案的丢失、档案位置不明确、档案由于潮湿而不清晰,甚至对于档案随意销毁的情况也屡屡出现。
(四)管理的目的不确切。很多多年一直从事学生档案管理工作的员工都不能够详细确切的说出进行档案管理的目的,没有目的的工作必然导致整个过程枯燥机械化的简单重复,不能有所创新,更不能使工作人员保质保量的完成档案管理所需要的准备工作,所以为了应付商机档案管理部门的检查,多数学校档案的相关信息都是管理人员根据自己的想象凭空捏造的,这对于学生和学校来说是极其不负责任的。
(五)管理技术不先进。随着科学技术的发展,现在一些条件比较好的高等院校已经采用先进的多媒体媒介对学生的档案进行管理,例如:计算机、光盘、搜索引擎等。但由于在中学阶段消防队档案管理的不重视,资金供应不充分等原因并不能大范围的引进先进技术,使档案管理仍停留在书面手写的复杂阶段。
(六)档案的作用不清晰。初中学校对于学生档案的应用一般只停留在学生过渡到高中或更高程度的教学过程中时对于学生学习经历的证明,而其他的作用在初中阶段并不能够很好被应用,甚至有些校方领导根本就不清楚档案还有其他的作用,这就导致在档案管理的过程中只强调档案的不丢失,而档案对于学生的教育意义和服务作用以及约束力都得不到应用。
(一)增强相关人员的档案管理意识。目前我国中学档案管理出现一系列问题归根结底就是因为对其重视程度不够,所以增强相关人员的档案管理意识是改善档案管理现状最根本的措施。只有校方领导加大了对档案管理的重视程度才能促使档案的管理工作正常完成,进行档案管理所需要的基础设施得到健全,档案管理工作被提到学校的正常日程上来。只有档案管理的实际操作人员增强了档案管理意识,才能尽量减少在操作中的错误,不会把个人的主观意识融入到档案信息采集的过程之中确保信息的准确性,才能避免出现档案丢失、档案被随意销毁的现象的出现。
(二)形成网络化管理模式提高员工素质。建立网络化的管理模式是现代初中档案管理区别于传统的档案管理的主要标准,将学生的档案以网络化的形式使之个体相互联系起来,这样不仅有利于避免档案的丢失而且在档案管理中也减轻了工作人员的工作负担。另外提高参与档案管理的所有人员的自身素质也是在整体上加强档案管理的有效办法,只有相关操作的人员的素质提升才能确保其具体操作在意识的支配下更加具有规范性和科学性,才能使学生档案管理工作的每一个细节都得到重视。
(三)对档案制度化管理、开发利用。档案管理出现诸多问题的主要外部原因就是并没有完善的针对初中档案管理工作的相关制度,管理人员在具体的工作中没有依据可以遵守,所以每一项具体的行为操作都没有规范性的标准,导致工作人员只能根据个人的行为习惯或自我感知比较恰当的办法来处理档案,而这个过程中往往与正规的档案处理办法相违背,致使档案信息或档案资源在管理者并没有产生主管破坏意识的情况下已经被损毁,其中甚至包括一些不可复制的重要档案。所以对档案制度化管理是规范现在初中档案管理最直接有效的办法,而且适用面积极其广泛。
对档案的开发利用并不是针对于档案的书面材料信息而是针对于档案的实际作用,档案并不仅是学生学习各阶段过渡的有力证明,更可以对学生行为习惯给与一定的约束,学生为防止自己档案中存在对自己将来发展不利的信息,所以会避免自己出现较大的政治错误,这在一定程度上有利于学生加强自我克制和对是非能力的辨别意识。
初中档案不仅是学生受初中教育的证明更是对学生在校各种状况的系统化、综合性的评价,是学校对学生最客观的总结,所以在档案管理工作中应该重视档案信息的准确性和完整性,不能为了应付工作而使档案丢失了其应有的价值。
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高校的档案管理网络化是适应社会改革变化的重要措施,是提升学校管理水平的一个标志。以下是读文网小编为大家精心准备的:高校档案管理网络化刍议相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]结合高校档案工作实践,简要论述了高校档案管理网络化的必要性,说明实现档案管理网络化是高校档案工作的必然。
[关键词]高校;档案管理;网络化
科学技术的发展及管理网络化的普及对档案管理的模式、管理技术和方式方法产生了显著的影响,这极大地促进了档案管理的改革和发展。虽然我们对电子时代如何开展档案信息资源的开发利用进行了诸多卓有成效的研究,并获得了相应的研究成果。但不无遗憾的是,迄今为止,我们的研究多是从档案部门的角度出发来予以阐述电子时代档案信息资源利用的问题,其重点均落在了档案部门应如何开展档案资源利用的策略层面上,而对于档案利用的主体,即档案利用者,则关注得不够。为此,本文从讨论电子时代档案信息资源利用的新特点出发,目的是使对该问题的探讨更加多维度、全面化,进而达到合理化和科学性的要求。档案管理网络化已成为社会发展的必然要求。因特网的普及与中国教育科研网的建立以及日渐完善的校园网络为高校档案管理带来了非常好的发展机遇与前景。
高校档案工作是高校工作的重要组成部分,档案工作涉及面广、种类繁杂、保密性强、工作量大。在档案的收集整理和建档过程中主要存在以下几方面问题:
一是上下级文件传递比较困难。由于机构众多,造成文件量极大,而这些文件的传递主要靠人工,这就造成人力资源浪费和信息传递的不及时,给档案管理工作带来不便。在组卷分类中,如果下级信息不能及时上传,很容易造成工作延误,这些都是具体而迫切需要解决的问题。
二是由于文件分散,使档案室工作更加困难。大量的文件中,档案管理工作者需先对其进行整理、分类、组卷等一系列工作,然后输入计算机,统一保存,以便于查询。在名目繁多的文件中,工作人员须投入大量的精力对其进行整理,工作压力可想而知。三是档案管理人员无法随时掌握下级部门的信息,这给管理工作带来诸多不便。有些有较高价值的档案材料无法及时收集和归档,时间久了会造成遗漏与丢失,会给学校带来不必要的损失。如果建立了学校档案网络化管理的平台,教职员工与档案管理员就可以随时互通信息,随时归档。
现代化的技术装备与掌握现代化技术的人,以及科学管理,构成了档案工作网络化的三个要素。要实现档案管理的网络化,其一,管理思想要现代化。以科学理论为指导,依据档案工作的特点制定科学的管理方法;从档案载体上来看,电子时代之前,利用者利用的主要是传统的纸质档案和音像档案。在电子信息时代,计算机技术和网络技术的发展,并且应用于经济建设及社会生活的方方面面,产生形成了大量的电子文件。由于电子文件存储空间密集,传播速度快,使用方便快捷,近年来,电子文件的利用数量迅速增加。
其二,管理机构要高效化。有效的管理来自有效的组织。组织机构是发挥管理功能,完成管理目标的工具。所谓高效化,是指在档案组织机构内人尽其力,财、物各尽其用。人员和财物的流通过程畅通,信息系统健全,传递及时、准确,档案工作才能发挥其更多的社会效应;其三,档案工作要标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的基础,也是实现档案工作现代化的前提,科学管理要求档案事业的建设和档案馆(室)的各项工作达到标准化。档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容,要实现科学管理,在各方面都必须标准化,没有标准化就没有科学管理。
几年前,我校档案的管理方式还是手工作业,文件由各部门归档后,档案工作人员再对其进行整理加工,立卷编写目录等工作。机械的手工劳动与抄写,不仅费时费力,工作效率也很低,查档调卷的速度慢,无法及时迅捷地提供高质量的查阅服务。目前,学校档案室已配备了计算机、扫描仪、复印机、激光打印机、数码相机等现代化的管理设备,实现了档案的现代化管理,大大提高了工作效率与服务质量。
计算机的广泛应用和网络技术飞速发展为档案工作网络化创造了有利条件,建立与开发更多的档案管理工作网站,各级各类档案部门通过信息联网,实现数据的共享,从而提高档案信息的接收和传递效率以及档案的远程传输和服务。电子计算机与现代通讯技术的结合,形成了档案信息传递网络化。现代通讯技术的发展,使终端设备通过通讯线路和中心计算机连接起来,形成巨大的计算机检索网络,许多档案馆(室)的计算机变成网络中的一个结点,每个结点又可以连接许多终端,达到了“资源共享”的目的,这是档案管理的发展方向。社会在飞速地发展,科学技术也在不断地发生着日新月异的变化。
高校的发展规模也在不断地壮大,学生人数逐年递增,各职能部门的工作与各项科研的开发应用都形成了大量的载体,丰富多样的档案资料,如文字、图像、声音等。这就需要利用高科技的手段,通过互联网才能更好地实现信息资源的利用与共享,为学校和社会提供便捷丰富的信息化服务。各高校现在都有了自己完善的校园网络,为实现高校档案的网络管理提供了发展的平台。建立了部门的信息接收网站与查询系统,各部门可以通过网络随时归档,档案室人员可以及时地对归档文件进行网上的鉴定、分类与组卷。有关部门也可以随时查阅自己需要的信息,及时与档案管理人员进行沟通。
网络化是档案工作发展的必然趋势,这一变革给档案管理工作带来质的飞跃。由于信息化的管理检索途径众多,查全查准率高,能够产生多种形式的目录与索引,通过通讯线路和终端设备,能远程就地检索档案材料,可以大大节约档案人员和利用者查找档案材料的时间,提高服务工作的质量。档案馆(室)将由保管档案史料的基地,发展成为名副其实的科学研究和利用档案史料的中心、档案信息的中心。
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